Was kann eine Schule tun

Schulen sehen sich heute bei der Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzes mit vielen Herausforderungen und Anforderungen konfrontiert. Insbesondere die Umsetzung in der Praxis gestaltet sich schwierig, da geeignete Hilfsmittel oft fehlen. Aus diesem Grund haben wir Hilfsmittel entwickelt, die die Schulen dabei unterstützen, selbständig ihr Datenschutzniveau zu verbessern. Die Hilfsmittel betrachten dabei zwei unterschiedliche Perspektiven:

• datenorientiert: Das Bearbeitungsverzeichnis ist ein Hilfsmittel, das dazu dient, die in einer Schule anfallenden Daten zu katalogisieren und deren Sensitivität zu bestimmen.
• anwendungsorientiert: Mithilfe einer Checkliste können Applikationen auf datenschutztechnische Risiken untersucht werden.

Die folgende interaktive Grafik veranschaulicht, wie eine Schule die Datenschutzkonformität verbessern kann, und ordnet die beiden Hilfsmittel in den Gesamtprozess ein.

Die in der Grafik gezeigten Aktivitäten erreichen ihren maximalen Mehrwert, wenn sie regelmässig – beispielsweise jährlich – durchgeführt werden.

Die Hilfsmittel sind generisch ausgestaltet, so dass sie in jeder Schule eingesetzt werden können. Ausdrücklich erwünscht und erlaubt ist eine individuelle Anpassung an den jeweiligen kantonalen Kontext.

Vor dem Einsatz von Anwendungen sind gemäss anwendbarem kantonalen Datenschutzgesetz – teils zwingend – zusätzliche Schritte (z.B. im Kanton Zürich eine Datenschutzfolgeabschätzung) zu berücksichtigen.

Bearbeitungsverzeichnis

Das Bearbeitungsverzeichnis liefert nach erstmaligem Ausfüllen eine Übersicht, welche Daten wo gespeichert und bearbeitet werden. In einem Bearbeitungsverzeichnis werden üblicherweise folgende Angaben festgehalten: Zweck der Datenbearbeitung, Anzahl der betroffenen Schülerinnen und Schüler sowie Mitarbeitenden, eingesetzte Applikationen. Ein Bearbeitungsverzeichnis ist für manche Unternehmen in der Schweiz sogar gesetzlich vorgeschrieben. Schulen sind jedoch meist nicht verpflichtet ein Bearbeitungsverzeichnis zu führen. Auch ohne gesetzliche Verpflichtung bietet das Führen eines Bearbeitungsverzeichnisses Mehrwerte zur Erreichung eines angemessenen Datenschutzniveaus:

• Es schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit darüber, wo welche Daten bearbeitet werden.
• Das Bearbeitungsverzeichnis unterstützt dabei, potenzielle Datenschutzrisiken zu identifizieren, um anschliessend geeignete Massnahmen ergreifen zu können.
• Es stärkt den Datenschutz und schafft Vertrauen in die Schule zum angemessenen Umgang mit Daten.

Sie können eine erste Version des Hilfsmittels sowie die Anleitung nachstehend herunterladen. Wir freuen uns über Ihre Rückmeldung zum Hilfsmittel an data@!zilch!educa.ch.

Applikationscheckliste

Aufgrund der vermehrten Nutzung digitaler Lehrmittel an Schulen ist es wichtig dir damit verbundenen Datenschutzrisiken zu kennen. Dies betrifft vor allem selbst beschaffte Applikationen, die eine Vielzahl von Personendaten von Schülerinnen und Schülern, Lehrpersonen und anderen Schulmitarbeitenden bearbeiten können. Es ist daher entscheidend sicherzustellen, dass die Nutzung solcher Anwendungen keine untragbaren Datenschutzrisiken birgt. Das Ausfüllen der Checkliste für jede neue Applikation ermöglicht es Schulen, potenzielle Datenschutzrisiken frühzeitig und schnell zu erkennen. Dabei kann unser Navigator mit einem einheitlichen Kriterienkatalog Orientierung am Markt bieten. 

Mit der Checkliste wird eine solide Grundlage für die Entscheidungsfindung betreffend Datenschutz geschaffen. Auf diese Weise können Schulen Anwendungen identifizieren, die nicht den Datenschutzstandards entsprechen, und stattdessen auf sicherere Alternativen zurückgreifen oder entsprechende Massnahmen definieren.

Sie können eine erste Version des Hilfsmittels sowie die Anleitung nachstehend herunterladen. Wir freuen uns über Ihr Feedback zum Hilfsmittel an data@!zilch!educa.ch.

Die Applikationscheckliste ist auf Applikationen ausgelegt, die mehrheitlich einem Zweck dienen. Zur Bewertung von umfassenden Plattformlösungen ist die Checkliste nicht geeignet.

Risiken mindern

Mithilfe der beiden zur Verfügung gestellten Hilfsmittel können die grössten Datenschutzrisiken identifiziert werden. Sind diese Risiken zu hoch um akzeptiert zu werden, müssen Massnahmen zur Minderung der Risiken definiert werden. Eine geeignete Massnahme könnte der Einsatz des Dienstes Edulog sein. 

Die zur Verfügung gestellten Hilfsmittel dienen dazu, einen ersten Schritt zur Verortung der Risiken zu machen. Es werden jedoch keine entsprechenden Massnahmen vorgeschlagen. Gerne dürfen Sie sich bei uns mit Anmerkungen zu den Hilfsmitteln melden und sich bei konkreten Fragen betreffend Massnahmen an unsere Anlaufstelle für Datennutzung und Datenschutz wenden.