La sede del server è garantita in Svizzera
Microsoft, dal 1. ottobre 2020, ha apportato unilateralmente delle modifiche alle «disposizioni relative ai servizi online». In particolare, Microsoft si riserva il diritto di spostare il trattamento dei dati personali conservati degli istituti scolastici dai centri dati che si trovano attualmente in Svizzera verso un centro dati di sua scelta nell'UE. Per invertire questa clausola pregiudizievole per le scuole, Microsoft ci ha sottoposto una bozza di accordo integrante.
Abbiamo fatto analizzare la problematica a esperti esterni. I risultati sono stati valutati da privatim e, infine, convalidati dai servizi legali della CDPE e della SEFRI. Di conseguenza, dopo aver apportato alcune modifiche aggiuntive, abbiamo firmato l'accordo integrativo. Questo accordo garantisce a tutte le istituzioni, che hanno stipulato un contratto dal 1. ottobre 2020 in poi, la validità della clausola contrattuale, che impone a Microsoft il trattamento dei dati in centri dati che si trovano in Svizzera.
Questa soluzione è garantita solo fino alla fine del mese di luglio 2023. Le scuole, che aderiscono al contratto quadro prima del 31 luglio 2023, possono ancora richiedere l'accordo integrativo durante i primi 36 mesi di adesione. Di conseguenza, le scuole, che rinnoveranno i loro contratti a partire dall'agosto 2023, non beneficeranno più di questo accordo. Dopo questa data, non sarà più garantito il trattamento dei dati tramite server che si trovano in Svizzera. A causa di questa mancanza di garanzia, sarà necessario verificare quali dati possono essere trattati legalmente tramite Microsoft 365 nel medio termine.
Inoltre, Microsoft ha annunciato che, a partire dal 1. agosto 2023, per le scuole che aderiranno al contratto quadro di licenze «Campus & School Agreement – Enrollment for Education Solutions (CASA-EES)», il trattamento dei dati garantito in centri dati svizzeri sarà a pagamento. Questo comporterà dei costi supplementari, per le impiegate e gli impiegati il prezzo indicativo per persona e all'anno è di CHF 2.40, per le studentesse e gli studenti il prezzo indicativo per persona e all'anno è di CHF 1.80.
Annunciata la sospensione del programma di licenze OVS-ES
Attualmente, Microsoft propone il programma di licenze «Open Value Subscription for Education Solutions (OVS-ES)», che è conveniente per le scuole che necessitato di meno di 100 licenze. Microsoft ha però appena annunciato che, in un nuovo accordo quadro, non prenderà più in considerazione questo programma di licenze.
La sospensione annunciata significherebbe che, in futuro, gli istituti scolastici dovranno coprire le loro esigenze con il programma di licenze «Campus & School Agreement – Enrollment for Education Solutions (CASA-EES)».
Fino alla scadenza del presente contratto quadro (31 luglio 2023), le scuole possono continuare a sottoscrivere dei contratti, della durata di uno o tre anni, nell'ambito dell'attuale programma di licenze.
Sono in corso negoziati contrattuali
Siccome i contratti quadro con Microsoft e Google scadranno nel corso del prossimo anno, nelle ultime settimane abbiamo condotto le prime trattative.
Il comunicato del 27 agosto 2021 dell'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), riguardante le clausole contrattuali tipo per il trasferimento dei dati personali a Paesi terzi, concerne anche il contratto quadro con Google e Microsoft. Google ha integrato la versione 2021 delle clausole contrattuali tipo dell'UE. Da parte di Microsoft, questo aggiornamento è ancora in sospeso e fa parte dei negoziati.
Linee guida modificate
L'Autorità di sorveglianza sulla protezione dei dati del Canton Zurigo ha modificato le due guide sull'utilizzo di Google e di Microsoft per l'educazione. Abbiamo quindi tradotto in francese le versioni modificate.
- Guida Google Workplace for Education: in francese | tedesco
- Guida Microsoft 365 per l'educazione: in francese | tedesco