Comment fonctionne l'échange de données dans la formation professionnelle aujourd'hui?
Les apprenantes et apprenants de la formation professionnelle initiale sont souvent actifs dans des endroits très différents. Ils fréquentent souvent une école professionnelle dans un autre canton que leur canton de résidence. L'entreprise formatice peut opérer au niveau intercantonal ou national. Et les cours interentreprises dans la formation professionnelle sont fréquemment organisés sur une base intercantonale. Les données sur le parcours de formation des apprenantes et apprenants sont créées dans différentes applications spécialisées, par différents acteurs, dans différentes collectes de données. Le premier défi est de s'assurer que les données sont de la même qualité dans les différents endroits. Le second défi est encore plus important. Si, par exemple, une association professionnelle active au niveau national veut lancer un service innovant qui pourrait être utilisé pour rendre le fonctionnement des cours plus flexible, l'accès aux données détenues de manière décentralisée, telles que les données d'adresse, le lieu d'apprentissage ou l'entreprise formatrice, rencontre de nombreux obstacles techniques et organisationnels.
Comment l'échange de données pourrait-il être amélioré?
Pour relever ces deux défis, il existe globalement trois approches. La première approche est prétendument la plus simple. Elle peut s'appliquer lorsque tous les acteurs utilisent la même application spécialisée et ne travaillent qu'avec une base de données centrale. Cependant, la formation professionnelle initiale, comme l'ensemble du système éducatif en Suisse, est fortement décentralisée. Un grand nombre d'applications spécialisées sont déjà utilisées localement. Il n'est pas possible de les remplacer par une plateforme commune. La deuxième approche est actuellement dominante dans la formation professionnelle initiale. Un échange de données plus efficace doit s’effectuer au moyen de la standardisation des interfaces entre les applications spécialisées. Toutefois, cette standardisation est un processus complexe du point de vue organisationnel et nécessite de lourdes négociations bilatérales. Par ailleurs, l'accès aux données pour les nouveaux services est semé d'embûches. Un sentiment de frustration est ressenti, en particulier parmi les associations professionnelles. La troisième approche, qui relève ces défis beaucoup plus facilement, est la mise en place d'une fédération des données.
« Une fédération des données est un service qui assure de manière automatique la transmission des données entre les différentes applications spécialisées. »
Quels sont les avantages de fédérer les données dans la formation professionnelle?
Une fédération des données est un service qui assure de manière automatique la transmission des données entre les différentes applications spécialisées. La fonction de base est la suivante. Une application spécialisée a besoin d'une donnée (par ex., le numéro de téléphone portable de l'apprenante ou de l’apprenant) afin qu'un cours interentreprises puisse être organisé efficacement. L'application se tourne vers la fédération des données. La fédération des données recherche cette information dans les collections de données connectées et les transmet ensuite à l'application spécialisée dans le format souhaité – à condition que celle-ci ait le droit de recevoir ces données. Dans certaines circonstances, on trouve même plusieurs numéros de téléphone. Les avantages, qui en résultent, sont multiples.
L'accès aux données via la fédération évite aux différentes applications spécialisées de devoir standardiser bilatéralement les interfaces avec d'autres applications spécialisées. Chaque application spécialisée individuelle peut ainsi être développée localement sans avoir à tenir compte des autres applications et processus utilisés. Les offices cantonaux de la formation professionnelle, en particulier, sont ainsi plus libres lors de projets de migration ou de l'introduction de nouvelles applications spécialisées. Et en ce qui concerne les services innovants, l'entrée sur le marché est nettement facilitée, en particulier pour les organisations du monde du travail, grâce à l’accès plus facile aux données. Une condition préalable à cela est, bien sûr, la clarification des droits d'accès et des règles de protection des données.