Formation professionnelle pendant la pandémie: dialogue, confiance, rituels

Formation opérationnelle des apprentis en homeoffice

Mon employeur, la Société suisse des employés de commerce, emploie près de 60 collaborateurs et collaboratrices. Six apprentis employés de commerce sont formés sur le site commun et dans les filiales. Le 16 mars, le site a été temporairement fermé dans l'intérêt de la protection de la santé et tous les employés ont passé au homeoffice. Ce changement était un défi particulier pour nous, les formateurs professionnels et pratiques. Du jour au lendemain, il s'agissait de transférer la formation interne en entreprise en «distance learning» et veiller à l'accompagnement, l'encadrement et l'évaluation des apprentis.

Matériel et logiciel comme base pour le homeoffice – également pour les apprentis

Il y a deux ans, la Société des employés de commerce s'était déjà engagée sur la voie du travail mobile. Tous les collaborateurs, y compris les apprentis, étaien t donc équipés d'un ordinateur portable personnel et de programmes numériques. En outre, un serveur commun permet d'accéder au stockage des documents depuis n'importe quel endroit. L'application MS Office OneNote jouit d'une grande popularité dans toutes les équipes. Dans certains services, des outils comme Slack et Trello pour la collaboration numérique dans les projets sont déjà utilisés intensivement. Le comité de direction a défini des équipes MS comme un programme commun de communication et de collaboration internes. Ainsi, tous les collaborateurs (c'est-à-dire y compris les formateurs professionnels et pratiques ainsi que les apprentis) étaient équipés du matériel et des logiciels nécessaires pour pouvoir travailler en homeoffice.

La proximité malgré la distance: l'importance de la confiance et des nouveaux rituels

Dans les premiers jours et semaines qui ont suivi la mise en place du homeoffice pour tout le monde, il s'agissait de réorganiser la collaboration dans l'entreprise (formatrice). Dans nos services, nous avons opté pour un échange hebdomadaire via MS Teams plus. Les planifications personnelles hebdomadaires et quotidiennes étaient faites dans un carnet OneNote, auquel nous avions accès. Nous organisions les tâches via un Trello board commun et en cas de questions, nous étions toujours disponibles par appel vidéo et chat. On a également poursuivi en ligne l'atelier d'apprentissage interne à l'entreprise (sous forme d'apprentissage auto-organisé accompagné). Comme la société avait déjà introduit les outils avant l'aménagment du homeoffice et que nous les avions également utilisés, le transfert au homeoffice a fonctionné étonnamment sereinement et sans problèmes. 

La formation professionnelle à distance rend inventif

Nous avons pu assurer notre responsabilité de formation en tant qu'entreprise formatrice grâce à une bonne planification et documentation. Il est très rare qu'un objectif de performance prévu ne puisse pas être pleinement communiqué et évalué en raison de la distance. Dans ces cas, le pragmatisme et la créativité des formateurs et formatrices pratiques ont été sollicités pour réfléchir à la manière dont l'objectif de performance pouvait encore être communiqué et évalué. Dans certains cas, des situations d'action ont dû être stimulées. Nous avons également reçu le soutien de partenaires associés de la formation professionnels, qui ont prolongé la période d'observation pour l'évaluation des performances de l'entreprise. Il est tout à fait clair que d'importantes compétences futures, telles que définies dans le projet de développement professionnel «Employé-e-s de commerce 2022», sont déjà appliquées et mises en pratique aujourd'hui.

Rester dans l'échange et apprendre ensemble sur la base de l'expérience

La bonne relation entre nous, les formateurs pratiques, et nos apprentis a contribué de manière décisive au succès de l'enseignement à distance, mais aussi à la maturité personnelle, aux compétences de communication, à l'indépendance et à l'organisation du travail des apprentis. Nous avons inscrit les présences et les absences dans nos calendriers Outlook, qui étaient visibles par tous. Nous avons organisé la responsabilité quotidienne en alternance entre les deux formatrices pratiques. Nous avons été soutenus par notre formatrice professionnelle, qui a régulièrement organisé des échanges virtuels pour tous les formateurs pratiques, durant lesquels nous avons pu échanger nos expériences en matière d'accompagnement, d'encadrement et d'évaluation de nos six apprentis et apprendre les uns des autres. Nous avons également bénéficié de contributions utiles avec le séminaire en ligne «Umgang mit Homeoffice für KV-Lernende» que la Société des employés de commerce et son groupe spécialisé wbp «Wir Berufs- und Praxisbildner/innen» ont mis en place en réponse aux événements actuels et avec la fiche «Homeoffice für KV-Lernende».

Consciente que mes expériences ne peuvent être considérées comme représentative et que la formation en entreprise des apprentis à distance représente certainement des défis majeurs selon l'apprenti, l'équipe et l'entreprise (et les ressources disponibles dans chaque cas), je tire personnellement un bilan positif. Néanmoins, j'attends avec impatience des assouplissements supplémentaires des mesures de protection et un retour à une nouvelle normalité. Ayant acquis beaucoup d'expérience, je me réjouis de pouvoir bientôt accompagner à nouveau nos apprentis dans, espérons-le, «la vraie vie».