Rahmenverträge mit Microsoft für öffentlich-rechtliche Bildungsinstitutionen reichen bis 1996 zurück. Die aktuelle Fassung war ursprünglich bis zum 31. Juli 2023 gültig. Sie wurde am 4. Juli 2023 mit folgenden zentralen Änderungen um 12 Monate bis zum 31. Juli 2024 verlängert:
- Die Bestimmungen in Bezug auf den Datenschutz wurden an die heutigen Anforderungen an datenschutzkonforme Verträge angepasst und aktualisiert.
- Das Lizenzprogramm «Microsoft Open Value Subscription – Agreement for Education Solutions (OVS-ES)» wird im Rahmen dieser Vereinbarung nicht mehr angeboten.
Die im Rahmenvertrag vereinbarten Bedingungen sind lediglich ein erster Schritt (im Sinne einer Mindestvoraussetzung). Unabhängig von diesen vertraglichen Grundlagen stehen die Bildungseinrichtungen in der Verantwortung, technische und organisatorische Massnahmen zu treffen, um eine datenschutzkonforme Nutzung von Onlinediensten zu gewährleisten.
Vertragsstruktur
Strukturell lehnt sich der neue Rahmenvertrag an das bestehende Vertragswerk an. Das Lizenzprogramm «Microsoft Open Value Subscription – Agreement for Education Solutions (OVS-ES)» wird von Microsoft im Rahmen dieser Vereinbarung nicht mehr angeboten.
Bildungsinstitutionen können Produkte, die Microsoft über das Lizenzprogramm CASA EES anbietet, zu den im Rahmenvertrag festgehaltenen Konditionen erwerben.
Die rechtlich bindenden Vertragsdokumente des Rahmenvertrags sind in deutscher Sprache abgefasst, wobei die meisten Vertragsdokumente auch in den anderen Landessprachen verfügbar sind. Schulen können Einzelverträge in ihrer bevorzugten Sprache rechtlich bindend abschliessen. Die Dokumente des Rahmenvertrags stehen teilnahmeberechtigten Bildungsinstitutionen zur Verfügung und können bei Educa oder bei einem autorisierten Partner angefordert werden.
Besonderheiten des Rahmenvertrags
Gerichtsbarkeit
Weiterhin kommt auf das Vertragsverhältnis zwischen der unterzeichnenden Bildungsinstitution und Microsoft Irland Operations Ltd., Schweizer Recht mit Gerichtsstand in Bern zur Anwendung.
Datenschutz
Die Bestimmungen in Bezug auf den Datenschutz wurden an die heutigen Anforderungen an datenschutzkonforme Verträge angepasst und aktualisiert. Sie gelten ab dem 1. August 2023 auch für laufende Verträge unter dem Rahmenvertrag.
Microsoft erweitert laufend das Angebot seiner Onlinedienste. Daher gilt es zu beachten, welche Kern-Onlinedienste den Regelungen des Rahmenvertrags unterstellt sind und welche nicht. Eine entsprechende Liste ist in den Datenschutz-und Sicherheitsbedingungen für Onlinedienste definiert. Für Dienste, die nicht unter den Kern-Onlinediensten aufgeführt sind, kommen die Bedingungen des Rahmenvertrags nicht zur Anwendung.
Privatim, die Konferenz der schweizerischen Datenschutzbeauftragten, hat die datenschutzrechtliche Situation beurteilt und Empfehlungen ausgesprochen:
- Zum Umgang mit besonders schützenswerten Personendaten und Daten, die einer gesetzlichen Geheimhaltungspflicht unterstehen, sind Ziff. 2.3 Bst. b und c des Cloud-Merkblatts von privatim zu berücksichtigen: Es ist davon auszugehen, dass der Nachweis eines genügenden Schutzes ohne Verschlüsselung durch die Bildungseinrichtung selbst nicht erbracht werden kann (die Customer-Lockbox genügt dafür nicht), weshalb sensitive Daten nicht mit Onlinediensten aus einer Public-Cloud bearbeitet werden dürfen (siehe aktuell bspw. Bundesverwaltung oder Kantonsverwaltungen Bern und Zürich).
- Die kantonalen Datenschutzbeauftragten sind daher mehrheitlich der Auffassung, dass Onlinedienste von Microsoft im Unterricht (wo i.d.R. keine sensitiven Inhalte erzeugt werden) datenschutzkonform eingesetzt werden können, in der Schulverwaltung dagegen nicht.
- Die im Rahmenvertrag vereinbarten Bedingungen sind im Hinblick auf die zu treffenden technischen und organisatorischen Massnahmen lediglich ein erster Schritt (im Sinne einer Mindestvoraussetzung). Bildungseinrichtungen müssen prüfen, welche Daten sie mit welchen Diensten bearbeiten möchten und dürfen.
!§ Die vereinbarten Bedingungen befreien Schulen und deren Verwaltungsstellen nicht von ihrer Verantwortung, bei einem Einsatz von Onlinediensten zu prüfen, ob diese durch den Rahmenvertrag überhaupt abgedeckt sind und das vereinbarte Vertragswerk – unter Berücksichtigung der von den Schulen geplanten Nutzungszwecke – den Anforderungen des jeweiligen kantonalen Datenschutzrechts entspricht.
Mindestalter
Eltern sind über die Nutzung der Onlinedienste zu informieren, insbesondere wenn es sich um Kinder handelt, die noch nicht urteilsfähig sind.
Anpassungen des Angebots
Die Anpassungen des kommerziellen Angebots (Wegfall Lizenzprogramm OVS-ES) sowie die durch die Vertragsverlängerung resultierende Minderung der Rabattierung kann unter Umständen zu höheren Kosten führen.
Lizenzbezug ausserhalb Rahmenvertrag
Bildungseinrichtungen sind frei, ausserhalb des Rahmenvertrags Softwarelizenzen von Microsoft zu beschaffen.
Schulische Cloud-Strategien langfristig planen
Wir empfehlen, bereits vor dem Beschaffungsentscheid eine Ausstiegsstrategie für die gewählten Online-Dienste zu erstellen.
Produkte und Richtpreise
Preisgestaltung
Preise werden zwischen der beitretenden Bildungsinstitution und dem jeweiligen Handelspartner vereinbart. Wir haben keinen Einfluss auf die Preisgestaltung zwischen dem Microsoft Partner und Bildungsinstitutionen.
Rabatte auf ausgewählte Produkte
Statt wie bisher generell Rabatte auf alle Mietlizenzen zu gewähren, beeinhaltet die Vereinbarung für folgende Produkte spezifische Konditionen:
- Microsoft 365 EDU A5
- Microsoft 365 EDU A5 Step-up
- Core Server Plattform (EES 2017)
- M365 A5 Security
Es liegt an den Schulen diese spezifischen Konditionen einzufordern.
Bezugsquellen und Kontakt
Microsoft Education Partner
Softwarelizenzen unter dieser Vereinbarung können bei autorisierten Microsoft Handelspartnern bezogen werden. Für weitergehende Fragen dazu wenden Sie sich bitte an Microsoft Schweiz via untenstehende Kontaktinformationen.
Kontakt
Fragen zum Rahmenvertrag mit Microsoft richten Sie bitte an folgende Personen:
Microsoft Schweiz GmbH
Claudia Balocco
Industry Executive Education
claudia.balocco@microsoft.com