Datenflüsse verstehen und bewusst gestalten

Ein Datenfluss beschreibt den Weg, den Daten in einer bestimmten Situation zurücklegen. In seiner einfachsten Form besteht ein Datenfluss aus einer Senderin oder einem Sender, einer Empfängerin oder einem Empfänger und einem bestimmten Inhalt bzw. Datentyp (z.B. Stundenplaninformationen). Handelt es sich beim Datentyp um personenbezogene Informationen, zum Beispiel der Lehrvertrag von Florian, so gibt es auch ein Datensubjekt bzw. eine betroffene Person, in unserem Beispiel wäre das Florian.

Das Vorhandensein eines Datensubjekts spielt, genauso wie die anderen Komponenten des Datenflusses, eine entscheidende Rolle für dessen Ausgestaltung. Denn die Komponenten geben vor, welche gesetzlichen Regelungen und eventuelle weitere Vorgaben zu beachten sind. Es lohnt sich daher, den Datenfluss aus einer etwas anderen Perspektive zu betrachten. Also nicht – wie in der Informatik üblich – primär auf die funktionalen Aspekte (z.B. interoperable Schnittstellen) zu fokussieren, sondern vielmehr bei der konkreten Situation und damit beim Sachverhalt anzusetzen. Denn das Ziel sind nicht nur reibungslose technische Abläufe, sondern ebenso die Wahrung der Integrität der Beteiligten und die Sicherstellung qualitativer Daten für eine zielgerichtete Nutzung. Kurz: Es geht um der jeweiligen Situation angepasste Datenflüsse.

Situativer Kontext ausleuchten

Auf der Ebene des Datenflusses (vgl. Abbildung) – sei es ein bestehender oder geplanter Datenfluss – geht es darum, die Datensenderin und den Datenempfänger zu identifizieren und sie in ihrem jeweiligen Handlungskontext zu verorten. Auch der Datentyp muss genauer betrachtet werden: Handelt es sich um Personen- oder Sachdaten? Um welchen Inhalt geht es (z.B. Zeugnisse, Energieverbrauch des Schulhauses)? Schliesslich kann noch die Beziehung zwischen Datentyp, Senderin und Empfänger unter die Lupe genommen werden: In welchem Verhältnis stehen sie zueinander? Welcher Bezug besteht zum Datensubjekt?

Ziehen wir für die Analyse folgendes Beispiel heran:

Bei der Analyse von Sender und Empfängerin sowie des Datentyps wird rasch klar, dass der Datenfluss im Bereich der Berufsbildung angesiedelt ist. Dies ist ein erster Hinweis auf die zu beachtenden Vorgaben und Anforderungen (z.B. Berufsbildungsgesetz).

Bei der näheren Betrachtung zeigt sich, dass diese Art von Datenfluss ein konstitutives und wiederkehrendes Element des Berufsbildungsprozesses darstellt und daher mit hoher Wahrscheinlichkeit von gesamtschweizerischer Relevanz ist. Dies deutet darauf hin, dass eine Standardisierung des Datenflusses sinnvoll sein könnte. Betrachtet man Sender und Empfängerin noch etwas genauer, so fällt folgendes auf: Hinter den beiden Institutionen stecken wohl zwei Mitarbeitende, die die Weitergabe der Daten in ihrer Rolle als Angestellte der jeweiligen Institution durchführen. Diese Tatsache kann weitere Regelungen zwischen der Institution und den Mitarbeitenden erforderlich machen, um Verantwortungs- und Haftungsfragen zu klären.

Wirft man auch noch einen Blick auf den Datentyp (Stammdaten der neuen Lernenden), so wird deutlich, dass es sich um Personendaten handelt (Datensubjekt sind die neuen Lernenden). Damit verbunden sind Erwartungen an einen höheren Schutz und die Tatsache, dass ein zusätzliches Gesetz (kantonales Datenschutzgesetz) zur Anwendung kommt. Da die Berufsfachschule die Angaben zu den neuen Lernenden für den Schulstart benötigt, wird zudem erwartet, dass die Daten mit einer gewissen Vorlaufszeit eintreffen.

Wie diese erste kurze Analyse aufzeigt, lassen sich aus den situativen Informationen eines Datenflusses geltende Vorgaben wie auch weitere Anforderungen und Erwartungen einzelner Akteure an seine Ausgestaltung ableiten. Diese können sowohl rechtliche, ethische, organisatorische als auch sicherheitsspezifische und technische Aspekte betreffen, verweisen letztlich jedoch immer auf gewisse Wertevorstellungen.

Vorgaben und Anforderungen diskutieren

Sind die Komponenten des Datenflusses identifiziert und ihr situatives Zusammenspiel beleuchtet, geht es auf der Ebene der «Vorgaben und Anforderungen» (vgl. Abbildung) im Falle eines existierenden Datenflusses darum, die geltenden Vorgaben und Anforderungen – eventuell mit juristischer Unterstützung – ausfindig zu machen und nach ihrer Verbindlichkeit zu priorisieren:

• Was ist von Gesetzes wegen bei der Gestaltung des Datenflusses zu beachten?
• Gibt es Normen und Regeln, die zu befolgen sind oder an denen man sich orientieren sollte (für das oben diskutierte Beispiel gibt es tatsächlich eine Norm, vgl. eCH-0260)?
• Welche zusätzlichen Regelungen sind eventuell in Betracht zu ziehen, um den genannten Erwartungen (z.B. zeitgerechte Weitergabe der Daten, effiziente Abläufe, Datenminimierung) gerecht zu werden? Wo müssten diese ansetzen?

Bei (noch) nicht existierenden Datenflüssen kann abgeschätzt werden, welche Vorgaben und Anforderungen (mit welcher Verbindlichkeit) zweckmässig und sinnvoll wären. Kontroverse Erwartungen sind gegeneinander abzuwägen beziehungsweise Kompromisse zu finden. Wichtige Anliegen sind mit einer entsprechenden Verbindlichkeit zu regulieren, wobei die Devise gelten sollte: So viel Vorgaben wie notwendig, so wenig wie möglich.

Grundsätzlich können und sollten solche Auseinandersetzungen zur Ausgestaltung von Datenflüssen sowohl im Lehrerzimmer als auch auf politischer Ebene stattfinden. Denn beiderorts tragen sie zu einem sensibilisierten Umgang mit Daten bei.

Technische und organisatorische Massnahmen umsetzen

Auf der Ebene der «technischen und organisatorischen Umsetzung» gilt es die priorisierten Vorgaben und Anforderungen mit entsprechenden technischen und organisatorischen Massnahmen umzusetzen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Daten rechtskonform und den situativen Anforderungen und Erwartungen entsprechend fliessen können.

Dieser Schritt erfordert spezifische Fachkenntnisse in den Bereichen Technik und Datensicherheit. So können beispielsweise Soft- und Hardwaremassnahmen wie die Installation einer Firewall oder die Verschlüsselung von Datenträgern und -transfers sowie eine automatisierte Protokollierung sämtlicher Datenbankzugriffe erforderlich sein, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Ergänzt werden solche technischen Massnahmen, die direkt mit dem System zusammenhängen, meist durch organisatorische Massnahmen. Letztere betreffen das Umfeld des Systems, insbesondere die Personen, die es nutzen (z.B. die Anweisung den Bildschirm beim Verlassen des Arbeitsplatzes zu sperren).

Grundsätzlich können die unterschiedlichsten Vorgaben beziehungsweise Anforderungen mit technischen und organisatorischen Massnahmen umgesetzt werden. So wäre es beispielsweise denkbar, den oben beispielhaft besprochenen Datenfluss aus Effizienzgründen zu automatisieren und dafür – falls gewünscht – ein entsprechendes Zeitfenster (z.B. vor den Sommerferien) zu programmieren.

Datenflüsse bewusst gestalten

Zentral für einen bewussten Umgang mit Daten ist die gezielte Gestaltung der Datenflüsse. Denn: Datenanalysen sind immer nur so gut wie die ihnen zugrunde liegenden Daten. Die hier vorgeschlagene, nach Ebenen differenzierte Betrachtung eines Datenflusses kann dabei helfen, die richtigen Fragen an der richtigen Stelle zu stellen und sich bewusst mit den einzelnen Facetten (konkrete Situation, Vorgaben und Anforderungen, technische und organisatorische Umsetzung) eines Datenflusses auseinanderzusetzen. Geplante Datenflüsse können so bewusst gestaltet und bereits existierende kritisch hinterfragt werden.

Weiterführende Informationen

• Breiter, A., Bock, A. (2023). Datafizierte Gesellschaft | Bildung | Schule
• Jarke, J. et al. (2023). Zur Erfassung und Modellierung der «Hinterbühne» von Datenflüssen: Das Beispiel Unterrichtsausfall
• Malkin, N. (2023). «Contextual Integrity, Explained: A More Usable Privacy Definition» in IEEE Security & Privacy, vol. 21, no. 01.
• Nissenbaum H. (2009). Privacy in Context: Technology, Policy, and the Integrity of Social Life